Formelle Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung

Die Abrechnung kann formell fehlerhaft sein. Formelle Fehler sind von materiellen und inhaltlichen Fehlern zu unterscheiden. Nur eine formell fehlerfreie Abrechnung wahrt die Abrechnungsfrist, lässt die zwölfmonatige Einwendungsfrist des Mieters beginnen und führt zur Fälligkeit eines etwaigen Nachzahlungsanspruchs des Vermieters. Eine formell fehlerhafte Abrechnung kann durch den Mieter zurückgewiesen werden. Der Vermieter hat jedoch, zumindest im Rahmen der Abrechnungsfrist, die Möglichkeit die Nebenkostenabrechnung zu korrigieren und dem Mieter erneut vorzulegen. Inhaltliche Fehler lassen die formelle Richtigkeit unberührt und können auch noch nach Fristablauf korrigiert werden.

Welche allgemeinen Anforderungen müssen mindestens gewahrt sein?

Eine Nebenkostenabrechnung ist formell ordnungsgemäß, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält. Das ist grundsätzlich der Fall, wenn der Mieter durch die Abrechnung in der Lage ist, die zur Verteilung anstehenden Kostenpositionen zu erkennen und anhand des ihm mitgeteilten Verteilerschlüssels den auf ihn entfallenden Anteil an diesen Kosten rechnerisch nachzuprüfen.

Soweit keine besonderen Abreden getroffen sind, hat die Abrechnungen bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten regelmäßig folgende Mindestangaben zu umfassen:

  • Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • die Angabe und Erläuterung der zugrunde liegenden Verteilerschlüssel,
  • die Berechnung des Anteils des Mieters
  • der Abzug der tatsächlich auch geleisteten Vorauszahlungen des Mieters.
  • Den richtigen Adressat, der richtige Mieter. Bei mehreren Mietern, kann die Abrechnung auch nur einem Mieter zugesendet werden.

Ein betriebswirtschaftlich und juristisch nicht geschulter Mieter soll durch die Abrechnung in die Lage versetzt werden, den Anspruch des Vermieters gedanklich und rechnerisch nachzuvollziehen. Dafür ist insbesondere notwendig, dass in der Abrechnung die jeweiligen Rechenschritte der einzelnen Abrechnungseinheiten anzugeben sind. Formell fehlerhaft ist eine Abrechnung auch bei unverständlichen Formulierungen oder ohne weitere Erläuterung verwendeten Begriffe, unverständlichen Formeln und nicht eingeführten Abkürzungen.

Kann der Vermieter einzelne Kostenpunkte zusammenfassen?

Grundsätzlich dürfen verschiedene Kostenpositionen nicht zusammengefasst werden und eine Zusammenfassunng führt entsprechend zur formellen Unwirksamkeit. Selbst wenn gleichartige Kostenarten ausnahmsweise zusammengefasst werden können, müssen sie soweit aufgegliedert sein, dass der Mieter Höhe und Grund der Kosten nachvollziehen kann.

Ist die Überschreitung des Abrechnungszeitraums ein formeller Fehler?

Grundsätzlich führt die Überschreitung des Abrechnungszeitraums zur formellen Fehlerhaftigkeit der Abrechnung. Das gilt insbesondere, wenn der Abrechnungszeitraum so lange ist, dass sich einzelne Kostenpositionen nicht mehr eindeutig den Rechnungen von Versorgern und Leistungserbringern zuordnen lassen. Eine unwirksame Teilabrechnung und der damit einhergehende Verstoß gegen das Gebot jährlicher Abrechnung liegen nicht vor, wenn die Abrechnung nur zeitlich in zwei Teile aufgespalten ist, aber das ganze Abrechnungsjahr umfasst.

Wie wirkt sich ein formeller Fehler aus?

Beschränkt sich der formelle Fehler auf eine Kostenposition, wird nur diese unwirksam, sofern der einzelne Kostenpunkt unschwer aus der Abrechnung gerechnet werden kann. Hat der Fehler indes Auswirkungen auf den Rest der Abrechnung, fürht dies zur Unwirksamkeit der Abrechnung insgesamt.